Computer Based Information System (CBIS)

A.   Pengertian CBIS

Computer Based Information System (CBIS) atau Sistem Informasi Berbasis Komputer merupakan sistem pengolahan suatu data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu yang mendukung pengambilan keputusan, koordinasi dan kendali serta visualisasi dan analisis.

B.    Sub Sistem dari CBIS

1.    Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

SIA adalah sistem informasi yang melaksanakan aplikasi akuntansi perusahaan, yaitu sebagai pengolah data perusahaan. Semua perusahaan pada dasarnya melaksanakan prosedur-prosedur yang sama. SIA lebih berorientasi pada data dibanding pada informasi, walaupun ada beberapa informasi yang dihasilkan. SIA menyediakan database bagi sisten informasi lain. SIA adalah satu-satunya sistem informasi yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan, meyediakan informasi untuk seluruh lingkungan kecuali pesaing.

Tugas utama sistem informasi ini adalah:

·         Pengumpulan data

·         Manipulasi data

·         Penyimpanan data

·         Menyediakan dokumen

Peran SIA dalam CBIS

-          SIA menghasilkan beberapa output informasi dalam bentuk laporan akuntansi standar

-          SIA menyediakan database yang lengkap untuk digunakan dalam pemecahan masalah

2.    Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Sistem informasi manajemen (management information system, MIS) adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis.

Tujuan umum:

·         Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.

·         Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.

·         Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan

SIM akan terbentuk secara utuh jika semua sistem informasi organisasi telah terbentuk dan terkoneksi satu sama lain. Data dan informasi disimpan dalam satu database yang sama dan dapat dipergunakan pada area fungsional yang lain. SIM merupakan dasar terbentuknya sistem informasi yang lebih canggih dan kompleks yang baru berkembang dalam beberapa tahun terakhir, yaitu Sistem Informasi Perusahaan dikenal juga dengan nama Enterprise Information System (EntIS).

3.    Sistem Pendukung Keputusan (SPK)/ Decision Support System (DSS)

DSS menurut Moore and Chang, SPK dapat digambarkan sebagai sistem yang berkemampuan mendukung analisis ad hoc data, dan pemodelan keputusan, berorientasi keputusan, orientasi perencanaan masa depan, dan digunakan pada saat-saat yang tidak biasa.

Sistem Pendukung Keputusan (DSS) dibuat sebagai suatu cara untuk memenuhi kebutuhan seorang manajer dalam membuat keputusan yang spesifik dalam memecahkan permasalah yang spesifik pula.

4.    Automasi Kantor (Virtual Office)

Automasi kantor kini disebut dengan istilah kantor virtual, mencakup semua sistem elektronik formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang –orang didalam maupun diluar perusahaan. Pengguna Automasi Kantor dibagi menjadi empat kategori yaitu:

a.     Manajer, yang bertanggung jawab dalam mengelola sumber daya perusahaan.

b.     Profesional, tidak mengelola tetapi menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekretaris dan pegawai administrasi.

c.     Sekretaris, ditugaskan untuk membantu pekerja terdidik (Manajer & Profesional) untuk melaksanakan berbagai tugas korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

d.     Pegawai Administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengioperasikan mesin fotokopi, menyususn dokumen, menyimpan dokumen, dan mengirim surat.

Tujuan Automasi Kantor:

-          Menghindari Biaya, komputer tidak dapat menggantikan pegawai saat ini, tetapi setidaknya menunda penambahan poegawai yang diperlukan untuk menangani penambahan beban kerja,

-          Pemecahan Masalah kelompok, memberikan kontribusi untuk komunikasi antar manajer

-          Pelengkap, Automasi Kantor tidak dapat menggantikan komunikasi interpersonal tradisional seperti tatap muka, percakapan telepon, tulisan memo, dan sejenisnya, tetapi Automasi Kantor bersifat melengkapi sehingga jika dikombinasikan dengan media tradisional akan memberikan sinergi.

Aplikasi Automasi Kantor: Word Processing, E-Mail, Voice Mail, Electronic Calendaring, Audio Conferencing, Video Conferencing, Computer Conferencing, Facsimile, Videotex, Imaging, Desktop Publishing.

5.    Sistem Pakar (Expert System)

Sistem pakar adalah sebuah sistem informasi yang memiliki intelegensia buatan (Artificial Intelegent) yang menyerupai intelegensia manusia. Sistem pakar mirip dengan DSS yaitu bertujuan menyediakan dukungan pemecahan masalah tingkat tinggi untuk pemakai. Perbedaan ES dan DSS adalah kemampuan ES untuk menjelaskan alur penalarannya dalam mencapai suatu pemecahan tertentu

Berbeda dengan Sistem Pendukung Keputusan (DSS), Sistem pakar berbasis pengetahuan (knowledge base), terdiri dari :

·         User Interface

·         Knowledge Base

·         Inferensi Engine

·         Development Engine

Karakteristik Sistem Pakar:

-          Memiliki kemampuan belajar atau memahami masalah dari pengalaman

-          Memberikan tanggapan yang cepat dan memuaskan terhadap situasi baru

-          Mampu menangani masalah yang kompleks (semi terstruktur)

-          Memecahkan masalah dengan penalaran

-          Menggunakan pengetahuan untuk menyelasaikan masalah

C.  Kontribusi CBIS

Saat ini sistem informasi merupakan isu yang paling penting dalam pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan karena tujuan dari pengendalian manajemen adalah untuk membantu manajemen dalam mengkoordinasi subunit-sub unit dari organisasi dan mengarahkan bagian-bagian tersebut untuk mencapai tujuan perusahaan. Dua hal yang menjadi perhatian dari definisi diatas adalah mengkoordinasi dan mengarahkan. Tentu saja dalam dua proses tersebut diperlukan satu sistem agar proses koordinasi dan pengarahan dapat berjalan secara efektif sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.

Manfaat utama dari perkembangan sistem informasi bagi sistem pengendalian manajemen adalah:

-          penghematan waktu (time saving)

-          penghematan biaya (cost saving)

-          peningkatan efektivitas (effectiveness)

-          pengembangan teknologi (technology development)

-          pengembangan personel akuntansi (accounting staff development)

Dengan berbagai manfaat dan kontribusi yang diberikan tersebut, diharapkan setiap perusahaan dapat bertahan dalam arena kompetisi yang semakin ketat.

Sumber:

http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2009/12/pengertian-cbis/

http://www.perpuskita.com/cbis/624/

http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi_manajemen

http://elearning.amikom.ac.id/

PERANAN INFORMASI DALAM KUALITAS PRODUK DAN JASA

1.      Apakah kualitas?

Kualitas didefinisikan dalam banyak cara. Menurut James Martin, konsultan komputer terkenal, mendeskripsikan kualitas perangkat lunak sebagai tepat waktu, sesuai anggaran, dan memenuhi kebutuhan pemakai. Definisi kualitas yang paling sederhana adalah, “kesesuaian dengan spesifikasi pelanggan”, bukan sejumlah kriteria yang ditetapkan perusahaan.

2.      Dimensi-dimensi Kualitas Produk dan Jasa

Dimensi Kualitas Produk

·         Kinerja, seberapa baik suatu produk melakukan apa yang memang harus dilakukannya.

·         Features, pernik-pernik yang melengkapi atau meningkatkan fungsi dasar produk.

·         Keandalan, berkaitan dengan kemampuan produk untuk bertahan selama penggunaan yang biasa.

·         Kesesuaian, seberapa baik produk tersebut sesuai dengan standar.

·         Daya tahan (durability), ukuran umur produk, dan teknologi modern memungkinkan hal ini.

·         Kemudahan perbaikan, produk yang digunakan untuk jangka waktu tertentu, sering harus diperbaiki.

·         Keindahan, kualitas produk tidak saja tergantung dari kemampuan fungsional, tetapi juga keindahan.

·         Persepsi terhadap kualitas, dimensi ini tidak didasarkan pada produk itu sendiri, tetapi pada citra atau reputasinya.

Dimensi-dimensi Kualitas Jasa

·         Berwujud, dapat dilihat pelanggan saat jasa sedang dikerjakan – fasilitas, pegawai, perlengkapan, dan peralatan.

·         Keandalan, sama seperti produk, jasa juga harus andal.

·         Responsif, pelanggan tidak ingin harus menunggu untuk dilayani.

·         Kepastian, pelanggan mengharapkan personil jasa sopan dan terpelajar.

·        Empaty, personil jasa harus menunjukkan perhatian yang tulus pada para pelanggan dan kebutuhan mereka.

3.      Dasar-dasar Manajemen Kualitas

Manajemen kualitas adalah konsep yang menyatakan bahwa perusahaan dapat mencapai tingkat kualitas yang diinginkan pada proses, produk, dan jasanya dengan mengikuti praktek-praktek manajemen fundamental.

Beberapa konsep manajemen kualitas:

Trilogi Kualitas Juran

Trilogi ini adalah jawaban untuk pertanyaan seperti “berapa banyak modal yang harus perusahaan tanamkan modalnya untuk kualitas?”. Joseph Juran dalam buku Raymond McLeod Jr (1995:97) mempersingkat kualitas menjadi tiga proses dasar yaitu perencanaan kualitas, pengendalian kualitas, peningkatan kualitas. Penekanan perencanaannya dijelaskan pada pemenuhan kebutuhan pelanggan dan diikuti dengan mengadakan sebuah cara kendali dan cara kegiatan mencapai peningkatan.

Empat belas pokok deming

Seorang professor statistik di Universitas New York, Amerika Serikat, W. Edwards Deming pada tahun 1940 membantu Jepang untuk merehabilitasi kemampuan industrinya setelah perang dunia II. Banyak keberhasilan yang dicapai karena pengaruh deming. Deming menjadi terkenal untuk empat belas nilainya yang member peran dalam mencapai kualitas.

Empat Belas Pokok Deming adalah :

a.       Tetapkan tujuan inovasi dan perbaikan yang terus menerus.

b.      Ambil filosofi baru, kita tidak dapat meneriman kekurangan dan kesalahan lama.

c.       Hentikan ketergantungan pada inspeksi masal.

d.      Hentikan praktek memberikan bisnis berdasarkan harga.

e.       Gunakan metode statistik untuk menemukan titik – titik permasalahan.

f.       Lembagakan metode – metode modern dalam pelatihan kerja.

g.      Perbaikan pengawasan – lakukan apa yang tepat bagi perusahaan.

h.      Usir rasa takut, sehingga orang – orang merasa aman untuk mengungkapkan permasalahan dan meminta informasi.

i.        Hilangkan halangan antar departemen serta halangan dengan pemasok dan pelanggan sehingga ada komunikasi terbuka yang efektif.

j.        Hapuskan poster – poster dan slogan – slogan, karena tidak membantu memecahkan masalah.

k.      Hilangkan standar kerja berdasarkan kuota jumlah, karena mengabaikan kualitas dan membatasi produksi.

l.        Singkirkan halangan antar para pekerja dan hak mereka untuk bangga dalam pekerjaan mereka.

m.    Lembagakan berbagai program pelatihan kembali untuk mengejar perubahan dan perkembangan baru.

n.      Ciptakan struktur manajemen puncak yang akan menekankan pokok – pokok ini setiap hari.

Total Quality Control Feigenbaum

Menurut Feigenbaum, kualitas bukan tanggung jawab bagian manufaktur saja, tetapi tanggung jawab seluruh perusahaan, yang dikenal dengan “total quality control – TQC”. Dia menganjurkan agar semua area fungsional berperan dan tim – tim proyek multifungsional dibentuk untuk menangani pengembangan produk baru, produksinya, dan distribusinya hingga penyelesaiannya.

Manajemen Kualitas Strategis

Feigenbaum adalah orang yang berpandangan jauh ke depan dalam hal melihat lingkup luas dari tanggung jawab kualitas, tetapi ia gagal menyadari implikasi strategisnya. Kesadaran ini bukan berasal dari seseorang, namun berasal dari kenyataan bahwa industri Amerika Serikat telah kalah dalam pertempuran kualitas.

4.      Total Quality Management (TQM)

Pendekatan menuju manajemen kualitas strategis yang mendapatkan paling banyak perhatian saat ini adalah “Total Quality Management” (TQM), manajemen keseluruhan perusahaan sehingga perusahaan unggul dalam semua dimensi produk dan jasa yang penting bagi pelanggan.

Keyakinan dasar yang melandasi TQM adalah :

ü  Kualitas didefinisikan oleh pelanggan.

ü  Kualitas dicapai oleh manajemen.

ü  Kualitas adalah tanggung jawab seluruh perusahaan.

Elemen- elemen Total Quality Management:

a.       Filosofi TQM

·         Standar kualitas ditentukan pelanggan.

·         Hubungan pelanggan- pemasok

·         Orientasi pencegahan

·         Kualitas pada sumber daya

·         Perbaikan terus menerus

b.      Peralatan Grafik

·         Bagan arus proses.

·         Check sheet.

·         Analisis Pareto & Histogram

·         Diagram sebab akibat

·         Run Chart

·         Schatter diagram

·         Bagan pengendalian

c.       Peralatan Statistik

·         Rencana sampling

·         Kemampuan proses

·         Metode taguchi

5.      Kualitas dan Keunggulan Kompetitif

Kerugian kualitas yang buruk :

Ø  Kehilangan bisnis, karena tidak memenuhi standar kualitas dari pelanggan, perusahaan kehilangan bisnis. Pelanggan akan memindahkan pesanannya ke tempat lain.

Ø  Tuntutan hukum, karena menghasilkan produk dan menyediakan jasa yang berkualitas buruk, perusahaan berisiko dituntut oleh pelanggan atas kerusakan atau kecelakaan, dan harus membayar ganti rugi dan penyesalan yang mahal.

Ø  Kehilangan produktivitas, karena material berkualitas rendah, mesin yang usang atau tidak tepat lagi, dan proses yang tidak efisien dapat menyebabkan para pekerja mencapai tingkat produktivitas yang lebih rendah.

Ø  Biaya-biaya, perusahaan mengikuti program manajemen kualitas dengan kesadaran penuh bahwa ada biaya yang timbul. Biaya ini terbagi dalam tiga kategori yaitu:

-          Biaya kegagalan (failure cost) biaya yang terjadi karena kualitas buruk.

-          Biaya penilaian (appraisal cost), biaya pemeriksaan kualitas di pabrik.

-          Biaya pencegahan (prevention cost).

Keuntungan kualitas yang baik :

Kualitas baik bisa meningkatkan penjualan dan biaya yang rendah, gabungan keduanya menghasilkan profitabilitas dan pertumbuhan. Hubungan – hubungan dalam model ini adalah sebagai berikut :

Ø  Pasar yang dilayani oleh industri mencakup pelanggan – pelanggan dengan kebutuhan produk dan jasa tertentu.

Ø  Penelitian pemasaran mengidentifikasi kebutuhan tersebut, dan mendefinisikannya dalam hal kualitas.

Ø  Pelanggan menganggap produk dan jas perusahaan lebih berkualitas dari pesaingnya.

Ø  Karena dianggap lebih berkualitas, pelanggan bersedia membayar harga yang relatif lebih tinggi dari pada harga pesaing.

Ø  Karena dianggap lebih berkualitas dan harganya lebih tinggi, produk tersebut dianggap memiliki nilai yang relatif lebih tinggi.

Ø  Nilai yang relatif lebih tinggi menghasilkan kenaikan dalam pangsa pasar.

Ø  Berkat program kualitasnya, perusahaan dapat mengikuti spesifikasi pelanggan lebih baik dari pada pesaing.

Ø  Efektivitas ini menghasilkan penurunan biaya dengan memproduksi produk yang dibutuhkan secara benar sejak pertama kali.

Ø  Penurunan biaya digabungkan dengan pangsa pasar yang lebih luas aakn menghasilkan biaya yang lebih murah daripada pesaing.

Ø  Gabungan darikeunggulan relatif di bidang harga, pangsa pasar dan biaya menciptakan profitabilitas dan pertumbuhan

6.      CBIS Memperbaiki Kualitas Produk dan Jasa

Computer Based Information System (CBIS) atau Sistem Informasi Berbasis Komputer merupakan suatu sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan.

Peranan CBIS dalam memperbaiki kualitas produk dan jasa bagi suatu perusahan, adalah dengan penggunaan CBIS pihak manajemen selaku pihak yang berwenang dalam pengembangan kualitas produk dan jasanya dapat mengambil informasi mengenai keadaan pasar saat itu, dimana antaranya dapat mengambil informasi mengenai tanggapan pasar tentang barang dan jasa yang telah diproduksi, persaingan produk sejenis dipasaran dan informasi penjualan produk dan jasa dipasaran.

Contoh penerapan CBIS: Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Praktis segala sesuatu yang terjadi di perusahaan dicatat oleh SIA. Saat tindakan berlangsung dan transaksi terjadi, data dimasukkan ke dalam database, yang menyediakan sumber informasi yang berkaitan dengan kualitas.

Sistem informasi akuntansi melayani dua tipe pemakai yaitu dari pihak luar perusahaan(eksternal) dan dari pihak dalam perusahaan (internal). Pihak – pihak ekternal antara lain pelanggan, supplier, pemegang saham, pegawai, lembaga keuangan, pemerintah, sedangkan pihak internal perusahaan antara lain manajemen, purchasing, dan inventory control management, production management, personal management, financial management.

Sebagai contoh nya terlihat pada penerapan sistem informasi akuntansi yang ada pada CV. Techo Bekasi. Dalam kasus ini CV. Techno dapat dikatakan telah cukup memadai apabila sudah didukung oleh unsur-unsur dari sistem informasi akuntansi itu sendiri yang terdiri dari formulir, catatan, laporan yang terintegrasi dalam suatu kerangka yang tersusun, terstruktur dan saling berhubungan satu sama lain sehingga menciptakan suatu informasi yang andal dan dapat di percaya.

7.      Menetapkan Program TQM di Perusahaan

Pendekatan Top-Down untuk TQM yaitu dimulai dari CEO dan akhirnya melibatkan semua pihak di perusahaan. Adapun prosesnya adalah: Memutuskan untuk mengikuti TQM à Menetapkan budaya kualitas à Menetapkan pengawasan manajemen puncak à Sistem Kualitas Fungsional : Keuangan, SDM, Jasa Informasi, Manufaktur, Pemasaran.

Menurut Joseph Juran, pendekatan yang lazim adalah menetapkan dewan perencanaan kualitas (quality planning council) yang memformulasikan dan mengkoordinasikan aktivitas kualitas seluruh perusahaan.

Tanggung jawab dewan tersebut adalah :

v  Menetapkan kebijakan kualitas perusahaan.

v  Menetapkan tujuan kualitas perusahaan, dan mengkaji tujuan-tujuan area fungsional.

v  Menetapkan strategi kualitas perusahaan dan mengkaji strategi- strategi area fungsional.

v  Mengkaji kinerja kualitas dibandingkan dengan tujuan dan strategi.

v  Merevisi sistem pemberian peringkat manajerial dalam memasukkan kinerja yang mengarah ke tujuan kualitas.

8.      Mencapai Manajemen Kualitas dalam Jasa Informasi

Dalam jasa informasi, manajemen kualitas dicapai mengikuti proses berikut :

a.       Mengidentifikasi pelanggan IS

b.      Mengidentifikasi kebutuhan kualitas pelanggan

c.       Menetapkan metrik kualitas

d.      Mendefinisikan strategi kualitas IS

e.       Menerapkan program kualitas IS

f.       Memantau kinerja kualitas IS

Salah satu contoh dimensi kualitas produk IS di Goodyear adalah: akurasi, output yang terpercaya, kemudahan bagi pemakai (user friendliness), bekerja sesuai spesifikasi, waktu respon yang cepat, revolusi, memuaskan semua kebutuhan, tidak ada downtime, pengiriman tepat waktu, penggantian yang mudah.

Kebutuhan kemampuan dasar bagi pelamar kerja IS :

·         Memperhatikan efektivitas.

·         Berinisiatif.

·         Antusias pada pekerjaan.

·         Percaya diri.

·         Memperhatikan dampak dari suatu tindakan.

·         Kecakapan membina hubungan antar pribadi.

·         Pemikiran konseptual.

·         Pemikiran analitis.

·         Komunikasi efektif.

·         Fleksibilitas

9.      Menetapkan Kualitas Informasi Sistem dalam Perspektif

Kualitas sebenarnya bukanlah suatu hal yang baru bagi IS. Banyak perusahaan yang telah bertahun – tahun membuat usaha terpadu untuk mencapai kualitas. Namun, yang baru adalaha perhatian pada kualitas IS dalam konteks budaya kualitas perusahaan.

Sumber:

http://www.smecda.com/e-book/SIM/Simbab5.pdf

http://www.pps.unud.ac.id/thesis/pdf_thesis/unud-433-bab2.pdf

http://edwinnisme.wordpress.com/2012/12/01/rangkuman-bab-4-buku-sistem-informasi-manajemen-jilid-1-mac-leod/

http://nuruldiniindriyani.blogspot.com/2013/07/penerapan-computer-based-information.html